4 žingsniai, kaip patobulinti verslo procesus – Procesų valdymas

4 žingsniai, kaip patobulinti verslo procesus

Lean sistemos esmė (video)
2018 2 sausio
Kas labiau erzina klientą? Neefektyvūs procesai ar produkto kokybė (video)?
2018 15 gegužės
Rodyti viską

4 žingsniai, kaip patobulinti verslo procesus

Poreikis tobulinti verslo valdymą nuolat auga, nes konkurencija, kaip ir klientų lūkesčiai, taip pat nuolat auga. Efektyvus būdas užtikrinti efektyvų verslo veikimą yra nuolatinis verslo procesų tobulinimas.

Verslo procesai apima daug įmonės fukcijų: nuo užsakymų priėmimo iki prekių pristatymo klientui.

Nepriklausomai nuo, kurį procesą nuspręstumėte tobulinti (užsakymų priėmimą, gamybos planavimą, įrengimų valdymą ar kitą procesą), tobulinimo eiga yra tokia pati. Tai apima šiuos 4 žingsnius:

 

1. Identifikuoti tobulintinas sritis. Organizacijose vyksta daug procesų. Atrodytų, kad reikia tobulinti visus juos, tačiau turite žinoti, kad ištekliai yra riboti. Todėl būtina prioritizuoti tuos procesus, kurie galėtų duoti didžiausią naudą. Geriausias būdas tai padaryti – atlikti procesų auditą. Audito metu galima nustatyti tobulintinus procesus bei galimas rizikas. Taip pat – įvertinti, kaip konkretūs procesai įtakoja pačią organizaciją, išteklius bei susijusias šalis (darbuotojus, klientus, partnerius, tiekėjus ir t.t.).

2. Atlikti identifikuotų procesų analizę. Jeigu jau identifikavote tobulintinus procesus, tuomet turite atlikti identifikuoto proceso analizę. T.y. būtina suprasti, kaip jis vyksta šiandien (taip vadinama “AS-IS” – esama situacija). Praktikoje dažnai stebima situacija, kai vadovai nurodo darbuotojams patobulinti procesą, tačiau jo patobulinti niekaip nepavyksta. Priežastis paprasta: darbuotojai tiesiog iki galo nesupranta esamos situacijos, nes kiekvienas aiškiai žino, ką daro jis, tačiau kaip tai susiję su kitais procesais – trūksta žinių. Tačiau šiam tikslui pasiekti yra daug įrankių. Nepriklausomai nuo naudojamo įrankio (“rudojo popieraus”, “priežasčių-pasekmių” ar kitų įrankių), būtina išsiaiškinti:

  1. Kuri proceso vieta neveikia?
  2. Kurioje proceso vietoje yra “butelio kakliukas?
  3. Kuri veikla reikalauja daugiausiai laiko jai atlikti?
  4. Dėl kurių veiklų įvyksta vėlavimai?
  5. Kurios veiklos reikalauja didžiausių resursų arba išlaidų?
  6. Dėl kurių veiklų suprastėja kokybė?

3. Gauti palaikymą. Trečias žingsnis – gauti savo vadovų palaikymą. Tai vienas iš svarbiausių momentų procesų tobulinime, nes patobulinimų sėkmė priklauso būtent nuo vadovų paramos.

Šiame etape labai svarbu kuo aiškiau pristatyti vadovui pokyčio būtinybę bei būsimą naudą organizacijai.

Jei vadovas nepalaikys Jūsų, tikėtina, kad darbuotojai tai greitai pastebės, ir palaikymo nebus ne tik iš vadovų, bet ir darbuotojų. Patobulinimams bus reikalingas laikas bei kitų kolegų ištekliai, todėl nesant palaikymo iš vadovų, bus sunku užsitikrinti pagalbą.

4. Paruošti diegimo planą. Atlikus proceso analizę (etapas Nr.2), būtina paruošti veiksmų planą, kaip bus įgyvendinamas patobulinimas. Rekomenduojama atsižvelgti į tai, kokios veiklos neveikia procese, kodėl ir kaip tai gali būti patobulinta, ir koks bus galutinis rezultatas finansine prasme. Tam būtina nusistatyti realius ir pamatuojamus tikslu bei pradėti nuo labai mažų darbų.

Ar siekiate savo organizacijoje patobulinti procesus?  Jeigu taip, – kviečiu Jus į savo seminarą (Gegužės 22d. Alytuje ir Gegužės 24d. Kaune), kuriame kalbėsiu apie tai, kaip tinkamas procesų valdymas gali palengvinti Jūsų darbą ir kadienybę.